Ervaar de snelheid en gemak van online facturatie

06-01-2020, 15:07 |Van onze partner

Al jaren neemt het aantal bedrijven dat facturen per post stuurt aanzienlijk af. Dat lijkt logisch want factureren per e-mail is sneller, gemakkelijker en voordeliger. Online facturatie gaat nog een stap verder. Wat het nóg interessanter maakt, is dat veel klanten digitale facturen sneller betalen. Door elektronisch te factureren, bespaar je dus tijd en geld. Postzegels, inkt en papier behoren tot de verleden tijd. Het is bovendien ook beter voor het milieu. Want op de digitale snelweg ligt het brandstofverbruik vele malen lager dan op de Nederlandse snelwegen.

Realtime inzicht in je administratie
Online factureren is zelfs nog interessanter voor ondernemers in vergelijking met e-facturatie. Online facturatie stelt je ook in staat om facturen direct in te boeken in het online boekhoudpakket. Met de juiste inloggegevens en toegangsrechten is je boekhouding met online administratiesoftware overal benaderbaar door de mensen die jij selecteert. Zo wordt samenwerken met je accountant of administratieve medewerkers ook stukken makkelijker. Wanneer je een online boekhoudprogramma koppelt aan zakelijke bankrekening(en) heb je snel inzicht in welke factureren er wel of niet zijn betaald.

Een kwestie van aanvinken
Het boekhoudpakket omvat alle gegevens van klanten en leveranciers. Daarom is een factuur maken voor het merendeel een kwestie van aanvinken. Vaste diensten en producten kun je meestal ook in je online administratie invoeren. Deze vink je eenvoudig aan bij het maken van iedere nieuwe factuur. Bij herhaalfacturen en abonnementen komt het feitelijk neer op slechts één druk op de knop. Zo simpel kan het zijn! En niet in de laatste plaats maak je minder snel fouten omdat er veel minder handmatig invulwerk bij komt kijken. Ook hebben online boekhoudprogramma’s in de facturen alle restricties van de Belastingdienst verwerkt. Je bent er dus van verzekerd dat alles wat er op de factuur vermeld dient te staan, ook echt staat.

Waarom klanten sneller betalen
Hoe zit het precies met de moraal van je klanten als het gaat om betalen? Waarom betalen zij online facturen eerder? Gemak is het toverwoord. De optie om met de online factuur automatisch een XML-bestand mee te sturen (veelal een pdf die het programma genereert), wordt door de beste online boekhoudprogramma’s aangeboden. Ofwel: de factuur in UBL-formaat (Unified Banking Language). In het geval dat je klant ook werkt met een online boekhoudprogramma herkent die software de factuur in UBL-formaat automatisch. Vervolgens wordt deze direct in de administratie ingeboekt waardoor deze sneller wordt betaald.

Online facturatie omdat het werkt
Het meesturen van een iDeal-link samen met een online factuur heeft tevens een positief effect op de betaalmoraal van de klant. Ook hier geldt dat gemak de mens dient. Hoe makkelijker je het mensen maakt, hoe sneller zij overgaan tot betaling. Online facturatie? Doe het niet slechts omdat het kan, maar omdat het werkt.