Personeelsplanning optimaliseren en digitaliseren wordt steeds belangrijker

09-06-2020, 10:23 |Van onze partner

Als bedrijf kunt u niet achterblijven op het digitale gebied. Misschien werkt u nog met Excel of gebruikt een ouderwetse planning. Door de digitalisering van de afgelopen decennia, is het nu mogelijk om een personeelsplanning software aan te schaffen. Hiermee regelt u allerlei zaken die betrekking hebben tot het HR proces. Maak het werk eenvoudiger en bespaar tijd door hier gebruik van te maken. In dit artikel leest u er meer over.

Door de jaren heen

Misschien kent u het nog wel. Eind 20e eeuw werden personeelsleden aangestuurd via een zogenaamde takenlijst. Er hing dan een bord waarop precies stond wat de werkzaamheden voor u die dag waren. Later konden de zaken digitaal gevonden worden. Het ging allemaal nog niet zo soepel maar het was wel mogelijk.

Nu zijn de nieuwst technologieën actief. Er kan geconcludeerd worden dat het nog nooit zo eenvoudig is geweest al vandaag de dag. Als bedrijf wilt u niet achter de feiten aanlopen. Met een digitaal planbord kunt u de werkzaamheden heel eenvoudig toevoegen. Maar hoe werkt zo’n systeem nu precies?

Alles bedienen vanaf een plek

Het systeem kan naar eigen behoefte worden ingevuld. Het hoofddoel hiervan is om de personeelsplanning te regelen. Zo kunt u verschillende projecten aanmaken en daar ook werknemers aan toevoegen. Het is dan optioneel om urenregistratie toe te wijzen aan een bepaalde taak die uitgevoerd moet worden. Er kan nu eenvoudig worden weergegeven of er voldoende personeel beschikbaar is om in te plannen en een taak of opdracht te voltooien. Als er extra mankracht nodig is, dan kan dit adequaat worden opgepakt.

Wijzigingen doorgeven aan werknemers

Als u een personeelsplanning heeft gemaakt is het altijd prettig als dit gewoon kan worden aangehouden. Als er verder geen bijzonderheden zijn, heb je hier ook geen omkijken meer naar. Ieder bedrijf maakt wel een paar keer per maand mee dat de planning niet klopt. Dit kan komen door personeel dat niet beschikbaar is of doordat er meer tijd is besteed.

Mocht u onverwachts van planning willen veranderen door een van de bovenstaand oorzaken, dan is dat eenvoudig om snel te veranderen. Door met namen te slepen in het programma, zet u meer mensen aan het werk op een bepaald project. Deze mensen krijgen dan automatisch een berichtje dat de planning is veranderd. Zo hoeft u hen niet steeds te bellen of op een andere manier te contacten. Hierdoor werken meerdere personen efficiënter en voorkom je onnodige reiskosten bij een wijziging in de personeelsplanning.

Proberen?

Het is natuurlijk lastig in te schatten of de software iets voor u is. Doordat u er niet bekend mee bent, is het niet eenvoudig om die beslissing te maken. Toch is daar een oplossing voor. U kunt het hele pakket een maand lang uitproberen. Zo kunt u zien hoe eenvoudig het in elkaar zit en hoe u op de meest makkelijke manier aanpassingen kunt maken. Maak er gebruik van en voorkom dat u iets waardevols laat liggen. Als bedrijf moet u ook met de tijd natuurlijk.